Etwa drei bis zehn Prozent aller Patienten erscheinen nicht zu ihrem Termin, da ein Teil der Patienten diesen schlichtweg vergisst. Diese so genannten „No-Shows“ gestalten sich für viele Arztpraxen zu einem großen Problem, denn ein nicht abgesagter Termin führt zwangsläufig zu Leerlauf und Umsatzausfall. Arztpraxen können ihr Terminmanagement durch automatisierte SMS-Nachrichten erheblich verbessern. Das Ambulante Therapiezentrum Haag und die Zahnarztpraxis Wiemer setzen hierzu die Cloud-Services des SMS-Dienstleisters TextAnywhere ein.
Vor dieser Herausforderung stehen nicht nur Arztpraxen: Auch Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Psychotherapeuten, Augenoptiker oder Orthopäden wünschen sich ein besseres Terminmanagement. Es verkürzt die Wartezeiten und optimiert damit die Auslastung der Praxis. Die telefonische Terminerinnerung beziehungsweise Terminänderung gestaltet sich jedoch sehr zeitaufwändig und ist im täglichen Praxisbetrieb umständlich. Auch der Versand von individuellen SMS-Nachrichten über das Mobiltelefon ist sehr aufwändig. Eine bessere Lösung stellt der Versand aus dem EDV-System dar, bei dem die SMS automatisch nach Voreinstellung im Terminkalender an die in den Adressbüchern gespeicherten Mobiltelefonnummern der Patienten geschickt werden.
SMS-Versand aus der App
Das Ambulante Therapiezentrum (ATZ) in Haag, Oberbayern, das neben sämtlichen Anwendungen der Physiotherapie auch modernste Trainingsgeräte anbietet, nutzt die Software Physio der Freiburger Firma Sovdwaer. In dieser Applikation besteht die Möglichkeit, automatisierte SMS-Nachrichten an die Patienten zu verschicken, um sie an ihren nächsten Termin zu erinnern. Die SMS-Tools von TextAnywhere wurden direkt in ‚Physio‘ integriert, eine zusätzliche Software für den SMS-Versand war somit nicht nötig. Die erhaltenen Daten werden von TextAnywhere in eine SMS umgewandelt und in Sekundenschnelle an die Mobiltelefone der Patienten verschickt.
Nach Abschluss einer Testphase ist der SMS-Dienst in den Produktivbetrieb übergegangen, worauf das ATZ Haag unerwartet viele positive Patientenäußerungen zu dem für sie neuen und praktischen Dienst erhielt. Denn neben einer fachkundigen Behandlung und Versorgung wünschen sich Patienten heutzutage vor allem einen guten Patientenservice.
SMS-Service verringert No-Shows
Sven Huber, Inhaber, Therapeut und Heilpraktiker resümiert: „Es ist erstaunlich, wie positiv unsere Patienten auf den Service reagieren und geradezu erfreut sind, dass wir sie nun immer vorab an einen Termin erinnern. Der von uns gewünschte Effekt, die No-Show-Rate zu reduzieren, hat sich auch direkt eingestellt. Ein echtes ‚Vergessen‘ gibt es nicht mehr und Patienten, die aufgrund eines Terminproblems nicht kommen würden, melden sich nun vorab, so dass wir entsprechend handeln und Patienten von der Warteliste anrufen können, um Ausfälle zu vermeiden.“
Nachdem fast jeder Patient heutzutage ein Mobiltelefon besitzt, bietet die Erinnerung per SMS den zusätzlichen Vorteil, dass ein Patient den Termin jederzeit zur Hand hat und bei telefonischer Vereinbarung und Änderung sofort eine Bestätigung gesendet werden kann.
Nutzung von Adressbüchern und Vorlagen
Die Vorteile der SMS-Services von TextAnywhere weiß das Team der Zahnarztpraxis um Dr. Lea Wiemer aus Flensburg ebenfalls zu schätzen.
Neben einer fachkundigen, hochqualitativen Versorgung war dem Praxis-Team vor allem ein guter Patientenservice wichtig. Seit September 2013 werden nun Patienten an ihre bevorstehenden Termine per SMS erinnert. Dazu wurden die Daten derjenigen Patienten, die eine SMS-Erinnerung für den nächsten Termin erhalten wollen, in das TextAnywhere-Adressbuch geladen. Zusätzlich erstellte man Vorlagen für den täglichen Versand, um den Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren.
„Unser Team ist auf Patientenbetreuung und nicht auf EDV-Prozesse spezialisiert. Aber TextAnywhere hat unser Anliegen sofort verstanden und uns genau durch den Prozess geführt. Zusätzlich wurden uns kurze Trainingsvideos zur Verfügung gestellt, die uns de Start extrem vereinfachten“, so Dr. Wiemer zur Einführung des SMS-Dienstes.
Für ein TextAnywhere-Konto entfallen keine Einrichtungs- oder Monatsgebühren. Die Abrechnung erfolgt über die Anzahl der versendeten SMS-Nachrichten. Die Bedienung der SMS-Services und die Verwaltung des Kontos erfolgen über das Internet, daher ist keine Soft- oder Hardwareinstallation nötig, was die Lösungen vor allem für kleine Organisationen attraktiv macht.
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