Wie der „Ablauf-Dialog“ die Arbeitswelt ändert.

Gastbeitrag von Wolfgang T. Kehl

Einer der Indikatoren für die Entwicklungen in der Arbeitswelt sind die Ausfalltage. Die Gründe sind vielfältig. Es steckt immer eines dahinter: Die Psyche der Menschen wehrt sich gegen das, was ihr aufgebürdet wird. Sie gibt kleine Warnsignale. Wer nicht reagiert, bekommt es härter zu spüren. Zum Schluss zieht die Psyche den Stecker heraus und die Pause ist zwangsverordnet. Wie kann man dieser Komplexität begegnen?

Die Psyche zieht den Stecker raus und nichts geht mehr.

Wir wissen von vielen Beispielen, dass nur einfache Maßnahmen wirklich erfolgreich sind. Doch was ist einfach und wo muss man ansetzen? Es gibt ein Rezept: Gehe an die Wurzel des Übels. Die Wurzel ist die Arbeit selbst und zwar jeder einzelne Arbeitsschritt. Wenn man vergleicht, ist es genau das, was die modernen Technologien tun. Entsteht eine Software, legt man Schritt für Schritt fest, was sie tun soll. Dann wird der erarbeitete Ablauf programmiert. Bei der Anwendung lehnt die Software strickt alles ab, was nicht im Programm steht. Auch wenn es nur ein Punkt an der falschen Stelle ist. Die Service-Manager bestätigen, was die User „erleiden“.

Die Software will präzise bedient werden, sonst streikt sie.

Was würde es bedeuten, wenn man die Spielregeln einer Software auf die Arbeit der Menschen überträgt? Es würde erst einmal nichts laufen, weil die Abläufe nicht präzise dokumentiert sind und dabei unzählige Störfaktoren jede Chance einer Lösung boykottieren. Jede Software würde da den Dienst kündigen.

Von Menschen geführte Abläufe sind meistens weder gestaltet noch dokumentiert.

Sind wir jetzt zur Wurzel vorgestoßen? Ja. Hilft uns das weiter? Ja. Softwareentwickler machen es uns vor. Und es klappt ja auch. Wie kann das in der Praxis gehen? Zuerst muss im Unternehmen bei allen ein Ablauf-Bewusstsein entstehen. Abläufe führen ein Schattendasein und verstecken sich in der Betriebsblindheit.

In den Unternehmen entsteht ein Bewusstsein für Abläufe.

Die Lösung heißt „Ablauf-Dialog“. Die Führungskraft und die Mitarbeiter sind im Gespräch. Hier fehlt den Führungskräften oft die Qualifikation. Je früher sie erlernt wird, um so besser. Jede Verzögerung kostet erhebliche Ressourcen.

Der Ablauf-Dialog, das neue Führungs-Instrument.

Leicht und schnell zu lernen.

Der Ablauf-Baukasten gibt dem Ablauf-Dialog die Struktur und sichert die Qualität der Ergebnisse. Auf Anhieb entstehen wirkungsvolle Abläufe. Die Dialog-Dauer ist dreißig Minuten. Ein geschicktes Controlling macht die Erfolge sichtbar. Die Gestaltung der Abläufe ist eine stetige Aufgabe. Ein Ende gibt es nicht. Jeder Ablauf kann verbessert werden. Es kommt zu neuen Erkenntnissen, die zur nächsten Entwicklungsstufe führen. Die immer neuen Anforderungen des Beziehungsgeflechtes bestimmen die Richtung. Die Kunden haben neue Bedürfnisse. Die Lieferanten haben neue Angebote und der Gesetzgeber ist auch nicht untätig. Nicht zu vergessen die rasante technologische Entwicklung, die genutzt werden muss.

Strukturierte Ablauf-Gestaltung mit dem Ablauf-Baukasten sichert ein hohes Qualitätsniveau.

Die zunehmende Ablauf-Sensibilität führt zu Ablauf-Ideen die der Entwicklung des Umfeldes weit vorausgreifen. Die it-gestützen Methoden sorgen für eine leichte Umsetzung.

Es entsteht eine Sensibilität, die der Entwicklung vorauseilt und Wettbewerbsvorteile schafft.

Was ist noch zu tun? Die Führungskräfte brauchen die Qualifizierung für den Ablauf-Dialog. Die Basis ist innerhalb von zwei Trainingstagen gelernt. Dann kann es losgehen. Der Ablauf-Dialog bringt bei den Betroffenen schlagartig einen Wandel. Der bisher negative Stress wird zu positivem Stress.

Schlagartiger Wandel vom negativen zum positiven Stress.

Ist der Start an einer Stelle im Unternehmen gemacht, ist es, als würde man einen Stein ins Wasser fallen lassen. Es ziehen Kreise durch das gesamte Unternehmen. Ein Ablauf-Bewusstsein breitet sich aus.

Es ist so, als würde man einen Stein ins Wasser fallen lassen, dessen Kreise durch das Unternehmen ziehen.

Ist wirklich nicht mehr zu tun, um die Hydra des Arbeitsdruckes zu bekämpfen? Kann man so schnell eine leistungsorientierte Arbeitswelt schaffen? Kann man so die Verschwendung unvorstellbarer Ressourcen abstellen? Ja, das geht. Die Erfolgsformel heißt: Anfangen. Von Schritt zu Schritt wird die Erfolgsspirale raumgreifender und erschließt dem Unternehmen Möglichkeiten, an die es vorher nicht dachte. Unternehmen, die diesen Weg gegangen sind, bestätigen es. Diese Unternehmen können sich keine wirkungsvollere Investition vorstellen.

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    Dipl.- Ing. Wolfgang T. Kehl ist der Experte für gestaltete Betriebsabläufe.

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